Description
Le module « Gestion documentaire » permet de classer et rechercher vos documents de façon instinctive et intuitive, tout en automatisant les processus de révision et d’approbation des documents.
Il gère ainsi tous types de documents et contrôle l’accès de façon à ce que l’usager ne puisse consulter que les versions à jour. La gestion des version, la recherche plein texte, l’historique, la traçabilité et l’archivage font également partie des caractéristiques du module.
C’est l’outil idéal pour rendre disponible la bonne information uniquement, aviser les gens de tout changement, tout en conservant une traçabilité complète pour fins de contrôle et de référence.
La bonne information à la bonne personne en temps réel.
Voûte documentaire pour regrouper et contrôler le savoir-faire de l’entreprise
Rendre disponible rapidement et de partout les documents et formulaires à jour et contrôlés
Suivi structuré des versions et gestion de l’historique d’un document
Fonctionnalités
Disposant de toutes les fonctionnalités classiques d’une gestion documentaire, vous pourrez intégrer, éditer/réviser, émettre, approuver, archiver et bien d’autres fonctions encore…
Bénéficiez de sa zone de recherche rapide de documents avec historique de consultation, l’archivage automatisé des anciennes copies et son accessibilité grâce à une visualisation pouvant s’effectuer sur un appareil mobile, téléphone intelligent ou tablette.
Intégrez-le à vos systèmes actuels que ce soit votre système de production, votre système de RH, votre système de maintenance ou autres et consultez votre documentation directement sans passer par IsoVision, mais tout en conservant le contrôle.
Avec un nombre d’utilisateurs illimité, profitez des accès contrôlés par mot de passe (avec possibilité d’activer l’authentification multi-facteurs) pour vos clients et vos fournisseurs. Sa navigation ergonomique, par schéma, facilite l’accès aux documents et aux formulaires.
- Gestion des versions: Archivage, Historique, Traçabilité
- Flux de travail (Workflow)
- Formulaires
- Recherche plein texte
- Navigation par schémas de processus
- Navigation par code QR
- Lien avec les autres modules
- Horodatage
- Prévient l’utilisation accidentelle des versions périmées (ou non approuvées)
- Prise en charge de tout type d’approbation
- Importation des documents existants tels quels (sans réédition ou conversion)
- Raccourcis dynamiques de documents
- Permet le déploiement de modèles de documents
- Gère les délais de révision
- Conformité
bénéfices
- Élimination des risques de consulter des documents obsolètes et permet de les informer automatiquement de tout changement. L’objectif zéro papier est maintenant possible dans tous les départements de l’entreprise.
- Recherche simplifiée de documents. En quelques clics ou quelques mots clés, la liste (par pertinence) des documents s’affiche.
- Assurance que les changements aux documents soient lus, compris et qu’au besoin. Ils initient un cycle de mise à jour de la formation et des compétences des personnes visées.
- Traçabilité complète, information requise sur l’historique et la vie du document.
- Économies de temps grâce à l’automatisation des processus (généralement laborieux avec la gestion du papier) de modification, approbation, diffusion et archivage.
- La licence de type « Nombre illimité d’utilisateurs permet diffuser les documents et leurs mises à jour auprès de vos fournisseurs.
Interconnexion avec n’importe quel logiciel (ERP, CRM, Applications métier, …) à l’aide d’API (Web Services)
Lien direct entre la mise à jour d’un document et des compétences rattachées