Description
Le logiciel de Gestion documentaire d’IsoVision permet de classer, contrôler et rechercher de manière intuitive les documents, ainsi que les formulaires, tout en automatisant les processus de révision, d’approbation et de diffusion (« Workflow »). Ce module gère tous les types de documents et formulaires, en contrôlant les accès de sorte que les utilisateurs ne puissent consulter que les documents à jour et qui leur sont assignés. La gestion des versions, des révisions, le cycle de vie des documents, la recherche plein texte, l’historique des consultations, la traçabilité des modifications, l’archivage et l’horodatage font partie des caractéristiques de ce module.
La Gestion électronique des documents (GED) est l’outil idéal pour rendre disponible les bonnes informations aux bonnes personnes. La capacité de lire les documents en mobilité (téléphone et tablette) ainsi que la licence « Nombre illimité d’utilisateurs », unique à IsoVision, favorisent une utilisation élargit de la documentation auprès des employés, des client et des fournisseurs.
Fonctionnalités
Le module Gestion documentaire IsoVision (GED) facilite l’organisation, l’accès et le contrôle des documents et des formulaires à compléter. La GED automatise les processus de vérification, modification, approbation et diffusion des documents auprès des employés et partenaires externes. Les formulaires sont également pris en charge afin d’en faciliter les mises à jour, les accès et l’archivage des formulaires complétés.
Liste des fonctionnalités :
- Gestion structurée des documents et des formulaires à compléter
- Flux de travail (Workflow) pour l’automatisation des processus de vérification, approbation, diffusion et confirmation de lecture
- Gestion des versions et du cycle de vie des documents électroniques et papiers
- Intégration avec le module Formations et Compétences afin de faire suivre les compétences avec les nouvelles versions
- Modèles dynamiques de documents disponibles
- Importation des documents existants tels quels (sans réédition ou conversion)
- Recherche plein texte, même dans les document PDF
- Historique des consultations
- Traçabilité sur les changements, d’une version à l’autre
- Archivage des anciennes versions
- Horodatage assurant l’intégrité des informations
- Navigation par schémas de processus
- Navigation par code QR
- Système conforme aux normes ISO et autres
- Accès aux documents en mobilité (téléphones et tablettes)
- Licence IsoVision avec Nombre illimité d’utilisateurs pour le partage des versions contrôlées (clients, fournisseurs, entrepreneurs)
bénéfices
- Gestion intégrée des documents, des formulaires et des vidéos
- Accès aux versions contrôlées en mobilité (téléphone, tablette)
- Automatisation des processus (« Workflow ») de vérification, d’approbation, de diffusion et de confirmations de lecture
- Recherche plein texte et par mots clé
- Identification automatique des compétences à renouveler (employés et fournisseurs)
- Traçabilité des changements et historique des utilisations
- Partage des documents contrôlés avec les clients, les fournisseurs et entrepreneurs
- Prévient l’utilisation accidentelle des versions périmées ou non approuvées
- Permet d’atteindre le Zéro Papier dans les organisations
- Personnalisation des écrans selon vos processus et votre terminologie utilisée
- Intégration avec les autres modules
- Suppression des silos engendrés par l’utilisation de fichiers Word et Excel qui ne sont pas interconnectés avec d’autres systèmes
- Envoi de courriels et de rappels automatiques favorisant les communications et la réactivité sur le respect des délais
- Assure le respect de la conformité et des normes
- Reporting complet et indicateurs de performance
- Licence de type « Nombre illimité d’utilisateurs »