Description
Le module Gestion documentaire d’IsoVision permet de structurer, contrôler et diffuser efficacement l’ensemble de vos documents qualité, procédures, instructions et formulaires. Il prend en charge tous les types de fichiers, tout en automatisant les étapes critiques du cycle de vie documentaire : révision, approbation, diffusion, archivage.
Grâce à un système d’accès sécurisé par rôle ou par lieu de travail, chaque utilisateur accède uniquement aux versions en vigueur des documents qui lui sont assignés. La solution inclut également la gestion des versions, la recherche plein texte, l’horodatage des modifications, l’historique de consultation et la traçabilité complète.
Plus qu’un simple outil de GED (Gestion électronique des documents), ce module devient un levier stratégique pour les équipes qualité, les responsables SST, les RH et les opérations. Il garantit que les bonnes informations sont accessibles aux bonnes personnes, en tout temps, y compris en mobilité (téléphone et tablette).
Offert avec une licence multi-utilisateur illimitée, exclusive à IsoVision, ce module permet une diffusion élargie de la documentation auprès de l’ensemble des employés, des fournisseurs et des partenaires externes.
ÉLÉMENTS CLÉS – GESTION DOCUMENTAIRE
Le module Gestion documentaire (GED) d’IsoVision simplifie l’organisation, le contrôle et la diffusion des documents, procédures et formulaires, tout en automatisant l’ensemble du cycle de vie documentaire. Il assure une traçabilité complète des accès, des lectures, des modifications et des versions, dans un cadre conforme aux normes ISO, BPF et réglementaires.
Fonctionnalités principales :
- Organisation structurée des documents et des formulaires à compléter
- Workflows automatisés pour la vérification, l’approbation, la diffusion et la confirmation de lecture
- Gestion des versions et du cycle de vie des documents électroniques et papiers
- Intégration directe avec le module Formations et Compétences (suivi des compétences liées aux versions)
- Création à partir de modèles dynamiques personnalisables
- Importation rapide de documents existants (aucune conversion requise)
- Recherche plein texte, y compris dans les fichiers PDF
- Historique détaillé des consultations et des approbations
- Traçabilité complète des modifications d’une version à l’autre
- Archivage automatique des anciennes versions
- Horodatage des actions pour garantir l’intégrité des données
- Navigation simplifiée par schémas de processus ou codes QR
- Accès aux documents en mobilité
- Système conforme aux exigences ISO, GMP, ESG, HACCP et autres normes sectorielles
- Licence illimitée pour le partage contrôlé des documents avec les employés et autres parties prenantes
bénéfices clés pour votre organisation
- Gestion intégrée des documents, formulaires et contenus multimédias (incluant les vidéos)
- Accès aux versions contrôlées en tout temps, même en mobilité (téléphones et tablettes)
- Automatisation complète des workflows : vérification, approbation, diffusion, confirmation de lecture
- Recherche rapide par texte intégral ou par mots-clés
- Identification automatique des compétences à renouveler (employés et fournisseurs), en lien avec les versions
- Traçabilité complète des modifications et historique d’utilisation à chaque étape
- Partage sécurisé des documents contrôlés avec les clients, fournisseurs et sous-traitants
- Élimine les risques d’utilisation de documents périmés ou non approuvés
- Favorise l’atteinte du Zéro Papier, sans compromettre la rigueur documentaire
- Personnalisation des écrans et terminologie selon vos processus internes
- Intégration fluide avec les autres modules IsoVision
- Réduction des silos d’information liés aux fichiers Word, Excel ou autres systèmes non connectés
- Alertes automatiques et rappels favorisant la réactivité et le respect des délais
- Soutien direct à la conformité réglementaire (ISO, BPF, ESG, etc.)
- Tableaux de bord et indicateurs de performance intégrés
- Licence avec nombre illimité d’utilisateurs